प्रशासन

सारांश

पीएफआरडीए का प्रशासन विभाग संगठन के सुचारू संचालन को सुनिश्चित करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। यह विभाग व्यापक प्रशासनिक और परिचालन समर्थन प्रदान करता है। विभाग संपत्ति रणनीति, स्थान प्रबंधन, संचार अवसंरचना, भवन रखरखाव और सुरक्षा सहित कई सेवाओं के लिए जिम्मेदार है। इन सेवाओं का कुशलतापूर्वक प्रबंधन करके, विभाग पीएफआरडीए की समग्र उत्पादकता और प्रभावशीलता में महत्वपूर्ण योगदान देता है। 

विभाग विभिन्न परिचालन कार्यों जैसे विक्रेता प्रबंधन, सम्मेलन प्रबंधन और वरिष्ठ अधिकारियों के लिए प्रोटोकॉल कर्तव्यों को भी संभालता है। इसके अतिरिक्त, यह आरएफपी और वार्षिक रखरखाव अनुबंधों जैसे महत्वपूर्ण दस्तावेजों की तैयारी की देखरेख करता है, यह सुनिश्चित करता है कि सभी प्रशासनिक आवश्यकताओं को समय पर और प्रभावी ढंग से पूरा किया जाए। 

प्रमुख जिम्मेदारियां

1. सामान्य रखरखाव

• कार्यालय परिसर की नियमित निरीक्षण और मरम्मत सहित रखरखाव सुनिश्चित करना। 

2. कार्यालय उपकरण रखरखाव

• कार्यालय उपकरणों का रखरखाव और सेवा करना ताकि उनका प्रदर्शन सर्वोत्तम हो। 

3. पेंट्री प्रबंधन

• ताजगी और स्वच्छता मानकों को बनाए रखने के लिए पेंट्री सेवाओं की देखरेख करना। 

4. कर्मचारी वाहन रखरखाव

• कर्मचारियों के वाहनों का रखरखाव और सेवा प्रबंधन करना ताकि उनकी विश्वसनीयता बनी रहे। 

5. विक्रेता बिल प्रसंस्करण

• विक्रेताओं के साथ अच्छे संबंध बनाए रखने के लिए विक्रेता भुगतान को कुशलतापूर्वक संभालना। 

6. यात्रा व्यवस्थाएं

• वरिष्ठ अधिकारियों की यात्रा आवश्यकताओं को सुविधाजनक बनाने के लिए हवाई टिकट, होटल और टैक्सी बुकिंग करना। 

7. सुरक्षा प्रबंधन

• पीएफआरडीए परिसर में सुरक्षा की निगरानी करना ताकि एक सुरक्षित कार्य वातावरण सुनिश्चित हो सके। 

8. सम्मेलन कक्ष प्रबंधन

• बैठकों और कार्यक्रमों के लिए सम्मेलन कक्षों के उपयोग का समन्वय करना। 

9. स्टेशनरी प्रबंधन

• कार्यालय स्टेशनरी की आपूर्ति का प्रबंधन करना ताकि उपलब्धता और उचित उपयोग सुनिश्चित हो सके। 

10. डाक प्रबंधन

• पत्रों और दस्तावेजों की प्राप्ति और प्रेषण को कुशलतापूर्वक संभालना। 

11. सम्मेलन प्रबंधन

• कार्यालय कार्यों और बैठकों का आयोजन करना, यह सुनिश्चित करना कि सभी व्यवस्थाएं पूरी हों। 

12. प्रोटोकॉल कर्तव्य

• वरिष्ठ अधिकारियों और गणमान्य व्यक्तियों की यात्राओं और बैठकों का समन्वय करना, यह सुनिश्चित करना कि संचालन सुचारू हो। 

13. आरएफपी/निविदा तैयारी

• आउटसोर्स किए गए जनशक्ति एजेंसियों को नियुक्त करने के लिए दस्तावेज़ बनाना, यह सुनिश्चित करना कि नियमों का पालन हो। 

14. वार्षिक रखरखाव अनुबंध

• कीट नियंत्रण और आरओ सिस्टम जैसी सेवाओं के लिए अनुबंध तैयार करना, यह सुनिश्चित करना कि समय पर नवीनीकरण हो। 

15. सूची सत्यापन

• सुरक्षा और अग्निशमन उपकरणों सहित कार्यालय सूची की जांच करना ताकि सुरक्षा मानकों को बनाए रखा जा सके। 

16. टेलीफोन निर्देशिका

• वेबसाइट पर टेलीफोन निर्देशिका अपलोड और बनाए रखना ताकि आसानी से पहुंच हो सके। 

17. पुस्तकालय प्रबंधन

• कार्यालय पुस्तकालय की देखरेख करना, यह सुनिश्चित करना कि उचित सूचीकरण और संसाधनों की उपलब्धता हो। 

18. आउटसोर्स स्टाफ पर्यवेक्षण

• आउटसोर्स स्टाफ की निगरानी करना ताकि वे प्रदर्शन मानकों को पूरा कर सकें। 

19. कार्यालय कार्यस्थल प्रबंधन

• कार्यालय कार्यस्थलों का प्रबंधन करना ताकि एक आरामदायक और कुशल कार्य वातावरण सुनिश्चित हो सके। 

20. स्थिर संपत्ति सत्यापन

• स्थिर संपत्तियों का सत्यापन करना ताकि सटीक रिकॉर्ड-कीपिंग और जवाबदेही सुनिश्चित हो सके। 

21. बैंक लॉकर संचालन

• महत्वपूर्ण दस्तावेजों के सुरक्षित भंडारण के लिए बैंक लॉकर का संचालन और प्रबंधन करना। 

22. विदाई व्यवस्थाएं

• कर्मचारियों के लिए विदाई का आयोजन करना, यह सुनिश्चित करना कि एक सम्मानजनक और यादगार विदाई हो। 

23. संसदीय प्रश्न और आरटीआई

• संसदीय प्रश्नों और आरटीआई प्रश्नों को समय पर और सटीक रूप से संभालना। 

24. लॉग रजिस्टर

• कार्यालय कारों की आवाजाही के लिए लॉग रजिस्टर की जांच करना ताकि उचित उपयोग और रिकॉर्ड-कीपिंग सुनिश्चित हो सके। 

26. कार पास प्रबंधन

• कार्यालय कार पास के नए और नवीनीकरण का प्रबंधन करना ताकि अधिकृत पहुंच सुनिश्चित हो सके। 

26. बैठक मिनट्स

• बैठकों के मिनट्स का प्रसार और अनुमोदन करना ताकि सटीक दस्तावेज़ीकरण सुनिश्चित हो सके। 

27. बोर्ड/पीएसी एजेंडा तैयारी

• बोर्ड/पीएसी बैठकों के लिए एजेंडा तैयार करना, यह सुनिश्चित करना कि सभी आवश्यक विषय शामिल हों।